Inleiding
Wanneer wagenparkbeheerders een voertuiglijst opstellen, doen ze dat om verschillende redenen. Meestal bieden ze een lijst met vooraf geconfigureerde voertuigen waaruit werknemers kunnen kiezen, afhankelijk van hun budgetcategorie. In veel gevallen laten werkgevers hun werknemers dan extra opties op deze voertuigen kiezen voordat ze bestellen. In Headlight wordt de voertuiglijst gebruikt om de opties te beperken die beschikbaar zijn voor een werknemer in de car configurator. Meer informatie over hoe je dit kunt instellen vind je hier: Hoe beheer ik de car configurator.
Verwante beleidstypen
Klassieke budgetten
Vooraf geconfigureerde voertuigen kunnen worden gebruikt in combinatie met klassieke budgetten. Dit betekent dat werknemers beperkt zijn in het kiezen van voertuigen uit een voertuiglijst, maar de mogelijkheid krijgen om extra opties aan de voertuigen toe te voegen voordat ze bestellen. De TCO of totale kostprijs van het voertuig is wat telt om te evalueren of het voertuig in het budget past.
Deltabudgetten
Als alternatief kunnen delta-begrotingssystemen worden gebruikt. Deze systemen geven werknemers de mogelijkheid om extra opties toe te voegen aan voertuigen op de autolijst, en het verschil tussen de oorspronkelijke kosten van het voertuig en de kosten van het voertuig na de configuratie telt mee voor hun budget. Dit is vooral handig als de wagenparkbeheerder een stabiel aanbod van voertuigen wil creëren die allemaal min of meer gelijk zijn, en eventuele extra’s op de lijst worden doorberekend aan een medewerker of ten laste van een aanvullend budget. In dit systeem stelt de wagenparkbeheerder een basisprijs in voor een voertuig en elke prijs of kostprijs die dat getal overschrijdt, telt mee voor het budget.
De onderhoudsvereisten voor voertuiglijsten en deltabudgetten zijn verschillend voor klassieke en deltabudgetten. In klassieke budgetsystemen moeten wagenparkbeheerders nagaan hoe wijzigingen het beschikbare aanbod voor werknemers beïnvloeden, terwijl in deltabudgetsystemen wagenparkbeheerders moeten controleren of de basisprijs van een voertuig moet worden bijgewerkt.
Configuraties bewaken
Headlight vereenvoudigt het bewakingsproces:
- Automatisch scannen: Headlight scant je geconfigureerde voertuigen wekelijks om te controleren op updates van fabrikanten.
- Updates detecteren: Het controleert op wijzigingen in de versie van de auto, verplichte opties en cataloguswaarden.
Stille updates
Headlight werkt je lijst automatisch bij wanneer:
- Er zijn kleine wijzigingen zonder invloed op de prijs of het aanbod.
- Optienamen veranderen, maar de fabrikantcodes en prijzen blijven hetzelfde.
Voertuig niet langer aangeboden
- Kennisgeving: Als een versie van een auto wordt stopgezet of aanzienlijk wordt bijgewerkt, brengt Headlight de wagenparkbeheerder hiervan op de hoogte.
- Ongeldige configuraties: Deze worden gemarkeerd als ongeldig en verwijderd uit filtersets.
- Ondersteunend bestand: Headlight levert een bestand met een beschrijving van het originele voertuig om nieuwe voertuigen te helpen configureren of informatie op te vragen bij derden.
Als een voertuig niet langer wordt aangeboden, zijn de gevolgen duidelijk. Het is niet langer mogelijk om het voertuig aan de werknemers aan te bieden, dus wagenparkbeheerders, ongeacht het budgetsysteem, moeten alternatieven bekijken of gewoon accepteren dat de lijst met voertuigen met één voertuig wordt verminderd.
Voertuig niet meer geldig
- Kennisgeving en bestandsondersteuning: Wanneer opties aanzienlijk veranderen of worden stopgezet, wordt de vlootmanager hiervan op de hoogte gebracht.
- Automatische aanpassing: Headlight past de voertuigconfiguratie aan om deze geldig te houden, maar verwijdert de verplichte status van de betreffende opties.
Prijswijzigingen
- Melding van wijzigingen: Als de cataloguswaarde van het voertuig of de opties veranderen, wordt de wagenparkbeheerder gewaarschuwd.
- Budgetimplicaties: Het is cruciaal om deze wijzigingen te herzien, vooral als er een delta-begrotingsmechanisme wordt gebruikt.
De autolijst bijwerken
Als reactie op meldingen moeten vlootbeheerders
- Nieuwe configuraties maken: Vervang verouderde configuraties door nieuwe sjablonen.
- Filtersets beheren: Ervoor zorgen dat nieuwe configuraties worden opgenomen en oude worden verwijderd.
- Beoordelingsprijzen: Vooral belangrijk voor delta-budget systemen.
Raadpleeg het artikel“Hoe beheer ik de car configurator” voor meer informatie over het maken en beheren van filtersets.
