La mise à jour du statut d’un véhicule dans Headlight est une tâche cruciale qui garantit un suivi et une gestion précis de la flotte. Qu’il s’agisse de rapports sur les salaires ou d’une simple vue d’ensemble du parc automobile, il est essentiel de définir le bon statut. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape sur la manière d’effectuer cette mise à jour :
Guide étape par étape :
- Accédez aux détails du véhicule :
- Accédez à la page « détails » du véhicule dans Headlight.
- Localiser l’état actuel :
- Sur la page « détails », cherchez la case « statut ». L’état actuel du véhicule est affiché dans le coin supérieur droit.
- Initier le changement de statut :
- Cliquez sur l’état actuel affiché dans le coin supérieur droit de la boîte « état » pour ouvrir une boîte de dialogue.
- Sélectionnez Nouveau statut :
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous verrez un menu déroulant ou une boîte de sélection où vous pourrez choisir le nouveau statut du véhicule. Les statuts que vous pouvez sélectionner sont les suivants :
- Commandé : Le véhicule est en commande et est généralement associé au conducteur auquel il est destiné.
- Conduite : Le véhicule est utilisé activement par le conducteur qui lui est associé.
- Retour : Le véhicule a été restitué à la société de leasing.
- Exit : Le contrat est terminé et le véhicule est archivé.
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous verrez un menu déroulant ou une boîte de sélection où vous pourrez choisir le nouveau statut du véhicule. Les statuts que vous pouvez sélectionner sont les suivants :
- Fixer la date de modification :
- Toujours dans la boîte de dialogue, indiquez la date exacte à laquelle le changement de statut doit être enregistré.
- Confirmez la mise à jour :
- Après avoir sélectionné le nouveau statut et fixé la date, confirmez la mise à jour en cliquant sur le bouton « Mise à jour ».
Remarques importantes :
- La chronologie est importante : Les mises à jour de la société de leasing ne sont prises en compte que si elles suivent la séquence correcte : commandé → conduite → retour → sorti.
- Annulation des mises à jour erronées : En cas de divergence avec les dossiers de la société de leasing, le statut de Headlight prévaudra pour maintenir un historique précis du véhicule.
- Déclaration VAA : La taxe sur les avantages liés aux véhicules (VAA) est facturée pour toute période pendant laquelle un véhicule est en état de « conduite » et est associé à un conducteur.
